Universidad de Costa Rica Escuela de Ciencias de la Computación e Informática

Bitácora académica cero papeles para la acreditación curricular

Resumen

Independientemente de si la acreditación de programas académicos es conveniente (McPherson 2012) o no (Amaral 2007), la tendencia generalizada es la de acreditar los programas académicos con miras lograr mejoras sustantivas en la calidad académica. Para esto, el proceso de acreditación incluye la recopilación de mucha documentación, la que tradicionalmente se almacena en papelería. En particular, cada profesor debe crear una bitácora académica en la que almacene su quehacer diario, para dejar evidencia de su trabajo. El propósito de este trabajo es definir una estructura de archivos y carpetas que permite almacenar esas evidencias en una computadora, eliminando así la necesidad de imprimir y embodegar toneladas de papel (la palabra “fichero” se usa a veces en lugar de “archivo digital”). Cabe aclarar aquí que, para el autor, siempre es preferible no usar papel, aunque hay que reconocer que hay contextos en los que es papel sí es la mejor solución (Cochrane 2012) (no hay que escanear ni fotografiar documentos, la experiencia del papel es irrepetible, no hay que usar electricidad, es fácil hacer anotaciones, la firma es más difícil de falsificar, es más difícil de hurtar, etc.).

Las ventajas de un archivo electrónico son muchas (Sellen & O'Hara 1997) aunque el papel siempre tiene algunas desventajas (Sellen & Harper 2003). Pero cuando se necesita almacenar mucho papel con el fin de que solo una pequeña parte sea consultada, durante un periodo de tiempo muy corto, sí vale la pena usar un archivo electrónico. Además, de esa forma ese mismo repositorio puede ser utilizado posteriormente, de manera que el repositorio electrónico se transforma en parte de memoria que almacena tanto el conocimiento como la cultura organizacional.

Una solución “cero papeles” simple consiste en desechar documentos impresos, sustituyéndolos por sus fotografías electrónicas, las que pueden obtenerse con una cámara digital o con un escáner. Una solución más completa incluye no imprimir documentos, los que pueden ser distribuidos electrónicamente usando formatos muy utilizados, como el “.DOC” de Microsoft Word o el “.PDF” de Adobe. La decisión de cuál formato utilizar depende de cada institución, pues a fin de cuentas cualquier documento quedará almacenado como un archivos, o como una serie de archivos. Por ejemplo, si hace falta almacenar un examen de algún estudiante, una estrategia puede ser tomarle fotos al examen con una cámara digital para después, a partir de esas fotos, producir un solo archivo que las contenga todas dentro de un documento en formato “.PDF”. Otra estrategia podría ser empacar toda la carpeta que contiene las fotos en un sólo archivo comprimido de formato “.ZIP”, aunque también puede resultar adecuado almacenar cada una de las fotos por separado.

Como las bitácoras tienen una estructura relativamente simple que no cambia con el tiempo, el problema de mantener una bitácora académica se reduce al de mantener carpetas y archivos adecuadamente ordenados en el computador. Esta es la solución más simple y directa, y por eso es debe ser la preferida. Aunque este problema no es trivial, después de analizarlo es posible definir una organización que sea adecuada para la institución.

Alternativas de organización de archivos y carpetas

En el ambiente Windows el nombre de un archivo incluye una referencia al programa que se usa para manipularlo. Por eso, la extensión “.DOC” está asociada al programa “writer” si el ambiente de oficina “LibreOffice” está instalado en la computadora. Esto quiere decir al abrir un archivo llamado "ECCI-DIR.0512.2012-03-26-May.doc" el sistema operativo Windows carga el programa “writer” para que abra el documento. En otros sistemas operativos, por ejemplo Unix, en lugar de indicar en el nombre de cada archivo cuál es el programa que hay que usar para abrirlo, más bien es dentro del propio documento que aparece la referencia al programa. En este caso, el nombre del documento sería "ECCI-DIR.0512.2012-03-26-May" (sin ".doc") pues dentro del archivo, preferiblemente al principio, estaría grabada la referencia al programa que lo abre. A veces, ambos estilos de de referencia aparecen juntos, como ocurre con los archivos que contienen canciones en formato “.MP3”. Por ejemplo, la famosa canción “Garrote” del conocido grupo argentino “Huracanado” queda almacenada en un archivo cuyo nombre se obtiene a partir del número de pista, nombre del grupo y nombre de la canción: "13 - Huracanado - Garrote.mp3". De todas formas, dentro del archivo ".mp3" también existirán varias etiquetas llamadas “ID Tags” en donde aparecen otros datos como el año, nombre del álbum, tipo de ritmo, etc. En el caso de los archivos que forman la bitácora para la acreditáción académica, los tipos de documentos almacenados son al menos los siguientes (SINAES 2008):

• Descripción del curso
• Lista de clase
• Bitácora de temas por semana y por lección
• Hoja de asistencia a lecciones
• Notas del curso
• Notas de auto evaluación del curso
• Enunciado de cada examen
• Hoja de asistencia al examen
• Copia del mejor examen
• Copia del peor examen
• Enunciado de cada tarea
• Enunciado de cada proyecto

En un repositorio ".mp3" de música es posible mantener juntas todas las canciones de un mismo artista si en el nombre de cada archivo aparece el nombre del artista antes del nombre de la canción. Sin embargo, si se usa una carpeta diferente para almacenar ahí todas las canciones de cada artista, tiene sentido eliminar tanto el número de pista como el nombre del artista (por ejemplo, en la carpeta "Huracanado" estaría almacenado el archivo llamado "Garrote.mp3"). La organización de los documentos de una bitácora académica puede ser similar a la usada en un repositorio de música.

Hay muchas formas de almacenar un repositorio de documentos en una estructura jerárquica de directorios y archivos. Usualmente se pone arriba, cerca de la raíz, lo que es más importante. Por eso, al almacenar canciones en formato “.MP3” se pone primero el álbum, luego la pista seguida del nombre del artista y del nombre de la canción. En el caso de una bitácora académica, los rubros más importantes son el periodo o ciclo, el curso, el grupo y el profesor, como se muestra a continuación:

2012-1/                  → I periodo 2012
  ci1101/                → Programación I
    g04/                 → grupo 4
      pedro..picapiedra/ → encabezado del email
        10..descripcion/ → descripción del curso
        20..tpg/         → tareas programadas
          01/            → primera tarea
          02/            → siguiente tarea programada
        30..ex1/         → primer examen
        30..ex2/         → segundo examen
        30..ex3/         → examen final
        40..qz/          → quices de este semestre
        50..doc/         → etc ~ etc
    g05/                 → grupo 5 ...

En algunos casos es necesario almacenar documentos que son únicos, como la descripción del curso, mientras que otros son muy variados, como ocurre con las tareas o proyectos. Además, puede que sea necesario almacenar en cada bitácora otros documentos como incluir la hoja de vida del profesor. Por ejemplo, esta jerarquía superior de carpetas contendría algunas similares a las siguientes:

  ├──PERIODO:2012.1
  │    ├──ci─1101:Programación I
  │    │  ├──grupo01<->juan..papa
  │    │  ├──grupo02<->pedro..picapiedra
  │    │  ├──grupo03<->mariela..pera
  │    │  └──grupo04<->pedro..picapiedra
  │    └──ci─1201: Programación II
  │       ├──grupo01<->juana..la..loca
  │       └──grupo03<->maria..fria
  └──PERIODO:2012.2
       ├──ci─1101:Programación I
       │  ├──grupo04<->manuel..perdel
       │  └──grupo05<->mariela..pera
       └──ci─1201: Programación II
          ├──grupo01<->juana..la..loca
          └──grupo03<->lila..tequila

La ventaja de codificar como parte del nombre del archivo sus atributos es que no hace falta urgar dentro del archivo para saber qué contiene. Por eso, en lugar de usar una solución como la de las etiquetas “ID Tags” embebidas el en archivo, aquí se propone una solución que utiliza una nomenclatura de archivos en la que el nombre también indica cuál es el contenido del archivo: esto quiere decir que si un archivo contiene la descripción de un curso, en el nombre de ese archivo aparecerá la palabra "descripcion". Además, para evitar complicaciones, también se usará una extensión de al menos 3 letras en el nombre del archivo, la que permita identificar al programa que hay que usar para abrirlo; las extensiones más comunes son: { ".doc", ".docx", ".pdf", ".txt", ".jpg", ".htm", etc. }

Es ventajoso no usar subdirectorios al organizar los archivos, porque cuesta mucho visualizarlos y navegar a través de ellos. Por ejemplo, para entrar al subdirectorio 2012-1/ci1101/g04/pedro..picapiedra/10..descripcion/20..tpg/01/ es necesario navegar hacia adentro 7 niveles: con tantos niveles, es muy difícil lograr que todos los archivos estén localizados en su sitio. Por eso, lo más práctico es almacenar todos los archivos juntos, en una sola carpeta, sin subdirectorios.

Como en este ejemplo faltan las carpetas de tareas y proyectos, en realidad la jerarquía es mucho más profunda y complicada, pues para cada grupo en cada curso se requiere almacenar varios archivos por tarea, examen o proyecto. Como cada uno de estos ítems no está en su propia carpeta, es necesario incluir en el nombre del archivo la calificación que corresponde a cada ítem. Por ejemplo, al mantener en solo directorio plano todos los archivos de la bitácora académica, algunos posibles nombres de archivo serían los siguientes:

2012.1.02.prof.pedro..picapiedra.horario.xls
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.01.descripcion.htm
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.02.descripcion.doc
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.02.descripcion.jpg
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.20.asistencia.xls
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.31.notas.xls
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.32.evaluacion.txt
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.examen.ex1.1.enunciado.htm
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.examen.ex1.6.mejor.pdf
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.examen.ex1.8.peor.txt
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.examen.ex2.1.enunciado.htm

Aquí están los documentos del grupo 4, impartido por el profesor “Pedro Picapiedra” durante el primer periodo del años “2012”. El nombre del profesor aparece codificado con 2 puntos ".." para indicar que, si se usaran carpetas, no debiera usarse una carpeta "picapiedra" dentro de la carpeta "pedro" sino que, en su lugar, se debe usar la carpeta "pedro..picapiedra" (lo mismo ocurre si se usa el nombre "20..tpg" o "30..ex1"). Lo usual es que cada escuela tenga su propio servidor de correro electrónico, por lo que posiblemente el correo de “Pedro Picapiedra” sea algo como "pedro.picapiedra@univ.vinu.cr": conviene usar ese mismo nombre para nombrar al profesor.

Si en el ejemplo anterior se usaran carpetas para almacenar cada archivo, a fin de cuentas quedaría una estructura anidada como ésta:

2012/1/02/prof/pedro..picapiedra/horario.xls
2012/1/ci1101/g04/pedro..picapiedra/01/descripcion.htm
2012/1/ci1101/g04/pedro..picapiedra/02/descripcion.doc
2012/1/ci1101/g04/pedro..picapiedra/02/descripcion.jpg
2012/1/ci1101/g04/pedro..picapiedra/20/asistencia.xls
2012/1/ci1101/g04/pedro..picapiedra/31/notas.xls
2012/1/ci1101/g04/pedro..picapiedra/32/evaluacion.txt
2012/1/ci1101/g04/pedro..picapiedra/examen/ex1/1/enunciado.htm
2012/1/ci1101/g04/pedro..picapiedra/examen/ex1/6/mejor.pdf
2012/1/ci1101/g04/pedro..picapiedra/examen/ex1/8/peor.txt
2012/1/ci1101/g04/pedro..picapiedra/examen/ex2/1/enunciado.htm

A primera vista parece conveniente esta estructura, pero en realidad incluye muchas carpetas sin archivos, que contienen solo otras carpetas en las que aparece un único archivo:

2012 → contiene solo la carpeta 1 2 y 3
    1 → contiene la carpeta ci1101 y las de los demás cursos
     g04 → solo contiene la carpeta pedro..picapiedra
      pedro..picapiedra → contiene las carpetas 02 20 31 32 y examen
       examen → contiene las carpetas ex1 ex2
        ex1 → contiene las carpetas 1 6 8
         1 → contiene un único archivo llamado enunciado.htm
         6 → contiene un único archivo llamado mejor.pdf
         8 → contiene un único archivo llamado peor.txt

Para evitar que haya tantas carpetas sin archivos, se puede usar una nomenclatura diferente en la que el punto '.' significa “sub-carpeta” y el guión '-' sirve para diferenciar los archivos de una misma carpeta.

2012.1.02-prof.pedro..picapiedra.curriculum.htm
2012.1.02-prof.pedro..picapiedra.horario.pdf
2012.1.02-prof.pedro..picapiedra.horario.xls
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.01-descripcion.htm
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.02-descripcion.doc
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.02-descripcion.jpg
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.20-asistencia.xls
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.31-notas.xls
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.32-evaluacion.txt
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.examen-1.1-enunciado.htm
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.examen-1.6-mejor.pdf
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.examen-1.8-peor.txt
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.examen-2.1-enunciado.htm
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.examen-2.6-mejor.pdf
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.examen-2.8-peor.txt
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.examen-3.3-enunciado.htm
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.examen-3.6-mejor.pdf
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.examen-3.8-peor.txt
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.tarea-01-tarea.htm
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.tarea-02.htm
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.tarea-03.htm
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.tarea-04.htm
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.tarea-05.htm
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.tarea-06.htm
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.tarea-07.htm
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.tarea-08.htm

Al usar el guión '-' en lugar del punto '.' se logra que varios archivos relacionados queden en la misma carpeta, como ocurre con los tres archivos "descripcion.htm", "descripcion.doc" y "descripcion.jpg", cuyos nombres están precedidos por los numerales "01" "02" "02" que sirven para que aparezcan ordenados al sacar un lista alfabético de los archivos contenidos en la carpeta.

Quien ha tenido la oportunidad de estudiar bases de datos sabe que entre entidades se dan relaciones jerárquicas o múltiples. Para un un grupo específico, generalmente hay único profesor (aunque en algunos casos son varios). En el caso de los grupos y cursos, ocurre que la relación entre las entidades profesor y curso es múltiple, pues un profesor puede impartir muchos grupos y también ocurre que un curso tiene varios grupos. Si se usa un esquema jerárquico para almacenar datos, ocurre que las relaciones múltiples resultan en duplicación de información. Por ejemplo, si don “Pedro Picapiedra” imparte 2 grupos del curso de programación, ocurrirá que se necesitarán 2 archivos con la descripción del curso, aunque ambos tengan el mismo contenido:

2012.1.ci1101.g02.pedro..picapiedra.01-descripcion.htm
2012.1.ci1101.g02.pedro..picapiedra.02-descripcion.doc
2012.1.ci1101.g02.pedro..picapiedra.02-descripcion.jpg
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.01-descripcion.htm
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.02-descripcion.doc
2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.02-descripcion.jpg

Si se cambia la forma es que se le da nombre a cada archivo no se evita la duplicación:

2012.1.pedro..picapiedra.ci1101.g02.01-descripcion.htm
2012.1.pedro..picapiedra.ci1101.g02.02-descripcion.doc
2012.1.pedro..picapiedra.ci1101.g02.02-descripcion.jpg
2012.1.pedro..picapiedra.ci1101.g04.01-descripcion.htm
2012.1.pedro..picapiedra.ci1101.g04.02-descripcion.doc
2012.1.pedro..picapiedra.ci1101.g04.02-descripcion.jpg

En realidad, no importa en qué orden se pongan los componentes del nombre del archivo pues, a fin de cuentas, cualquier orden resulta en la duplicación de contenidos. Sin embargo, sí puede ocurrir que en algunas ocasiones se necesita que cada grupo tenga una descripción diferente, como ocurría con un curso de “Temas Especiales”, cuyos grupos tratan de “bases de datos” uno y de “algoritmos” el otro. La organización [ año - periodo - curso - grupo ↔ profesor - etc. ] permite mantener todos los archivos en una sola carpeta, en un orden que agrupa los cursos y grupos de manera cómoda. Sin embargo, si se necesita usar un orden diferente, lo lógico es utilizar un programa que reacomode los nombres de una forma diferente.

Herramientas de administración de la bitácora

Las bitácoras tienen una estructura relativamente simple que no cambia con el tiempo por lo que no es arriesgado usar una nomenclatura de archivos similar a la aquí propuesta. Los documentos almacenados en una bitácora académica tienen carácter histórico y por eso no cambian una vez que son archivados, lo que ocurre generalmente al final del periodo lectivo. Al usar nomenclatura consistente para todos los archivos es posible hacer ajustes posteriores si es necesario, pues existen muchas herramientas para manipular archivos que son potentes y adecuadas, como por ejemplo (ZTree 2011).

:: DGR.bat ==> Saca nombres de archivos que contienen varias palabras
::             - Permite hasta 3 palabras
@echo off

:_son_3
if (%3)==() goto _son_2
dir /b /s | find /i "%1" | find /i "%2" | find /i "%3"
goto _out

:_son_2
if (%2)==() goto _es_1
dir /b /s | find /i "%1" | find /i "%2"
goto _out

:_es_1
dir /b /s | find /i "%1"
goto _out

:_out
:: DGR.bat ==> Fin de archivo

Una herramienta fácil de utilizar el es comando "DGR.bat" que funciona en la ”pantalla negra” de Windows: utiliza el comando "dir" para obtener un listado de la carpeta y luego con el comando "find" selecciona solo los renglones que contiene esas palabras. Por ejemplo, el resultado de utilizar este comando sería similar al siguiente:

X:\DIR\SubDir> DGR ex 1 pedro

X:\DIR\SubDir\2012.1.ci1101.g02.pedro..picapiedra.examen-1.1-enunciado.htm
X:\DIR\SubDir\2012.1.ci1101.g02.pedro..picapiedra.examen-1.6-mejor.pdf
X:\DIR\SubDir\2012.1.ci1101.g02.pedro..picapiedra.examen-1.8-peor.txt
X:\DIR\SubDir\2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.examen-1.1-enunciado.htm
X:\DIR\SubDir\2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.examen-1.6-mejor.pdf
X:\DIR\SubDir\2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.examen-1.8-peor.txt

Para obtener los nombres de los archivos del curso ci1101 impartidos en el año 2009 se puede usar esta invocación a DGR.bat:

  X:\DIR\SubDir> dgr ci 1101 2009

Si en alguna ocasión resulta necesario que cada archivo esté en sus respectiva carpeta, se puede usar el programa btp2a para crear las carpetas y luego meter en ellas los archivos. Posiblemente antes de aplicar btp2a se haga una copia de la bitácora completa. El programa btp2a lee la lista de nombres de archivos del directorio y la usa para crear un archivo de texto llamado btp2a_exe.bat cuyos primeros renglones son los siguientes:

:: btp2a_exe.bat [BiTacora Plano ==> Arbol] Produce el árbol correspondiente a los archivos actuales
@echo off

mkdir "2012\"
mkdir "2012\1\"
mkdir "2012\1\ci1101\"
mkdir "2012\1\ci1101\g04\"
mkdir "2012\1\ci1101\g04\pedro..picapiedra\"
mkdir "2012\1\ci1101\g04\pedro..picapiedra\examen-1\"
mkdir "2012\1\ci1101\g04\pedro..picapiedra\examen-2\"
mkdir "2012\1\ci1101\g04\pedro..picapiedra\examen-3\"

En Windows, estos comandos resultan en la creación de una estructura de carpetas y subcarpetas en las que luego se puede almacenar cada uno de los archivos. Para trasladar un archivo a la carpeta que le corresponde hay que usar comandos similares a los siguientes (cada comando "move" debe aparecer, completo, en un solo renglón, pero aquí se muestra partido para apreciar bien su efecto):

move
   "2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.01-descripcion.htm"
   "2012\1\ci1101\g04\pedro..picapiedra\01-descripcion.htm"

move
   "2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.examen-1.6-mejor.pdf"
   "2012\1\ci1101\g04\pedro..picapiedra\examen-1\6-mejor.pdf"

En el archivo btp2a_exe.bat estos 2 comandos "move" aparecen en un solo renglón, pero aquí se muestran en varios renglones para destacar que la forma de obtener cada comando resulta de cambiar el punto '.' por la barra inclinada '\' (para obtener el comando que funciona en Linux basta cambiar la inclinación de la barra '\').

La ventaja de ejecutar btp2a.exe es que solo crea el archivo btp2a_exe.bat, pero no traslada archivos ni crea subdirectorios. Más bien, btp2a.exe crea un programa el que, al ser ejecutado, sí crea los sudirectorios y traslada cada archivo. Por eso, ejecutar una y otra vez btp2a.bat no causa ningún cambio, pero al ejecutar el archivo de comandos btp2a_exe.bat sí se cambia toda la estructura de archivos.

El programa bt0pp.exe es muy útil porque sirve para determinar si están todos los archivos que forman la bitácora académica. Este programa no modifica los archivos, pues su única función es revisar los nombres de archivo para determinar si hay alguno que falta. Por ejemplo, si se menciona para un curso el grupo 4, verifica que estén los datos para los 2 grupos anteriores: si alguno falta, bt0pp.exe produce un mensaje que dice: "2012.1.ci1101.g11.* ==> Falta grupo 1,3". Un a vez detectado un faltante, quien se encargue de juntar todos los archivos de la bitácora académica puede tratar de conseguir los archivos faltantes (pidiéndoselos al profesor que debió entregarlos).

La ejecución de bt0pp.exe produce 2 archivos de texto: bt0pp_error.txt y bt0pp_rename.bat. En el primero están los errores detectados por el programa, y el segundo es un archivo de lotes que sirve para cambiarle el nombre a aquellos archivos de la bitácora cuyo nombre es levemente incorrecto. Por ejemplo, si se ha definido que la sigla del curso debe tener 4 dígitos pero hay un nombre de archivos que usa solo 3, en el archivo de comandos producido por bt0pp.exe estará incluido un comando "rename" para solventar esta deficiencia. Sin embargo, la mera ejecución de bt0pp.exe no es suficiente para corregir el nombre y siempre es necesario ejecutar bt0pp_rename.bat para lograrlo (cada comando "rename" debe aparecer, completo, en un solo renglón, pero aquí se muestra partido para apreciar mejor su efecto):

renane
   "2012.1.ci10.g04.pedro..picapiedra.01-descripcion.htm"
   "2012.1.ci0010.g04.pedro..picapiedra.01-descripcion.htm"

rename
   "2012.1.ci1101.g4.pedro..picapiedra.examen-1.6-mejor.pdf"
   "2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.examen-1.6-mejor.pdf"

El programa bt0pp.exe usa un archivo de configuración que contiene 4 secciones que sirven para describir el formato de la bitácora: ciclo o periodo, extensión, profesor y grupo. En el aparte de periodo está definido el ciclo lectivo al que pertenece la bitácora, que generalmente consta de una pareja de números que definen el año y el número de periodo: 2012.1 para el primer periodo del año 2012. Opcionalmente, el programa también permite incluir un nombre de sede: sj.2012.1. En la sección de extensión se mencionan cuáles son las extensiones de los archivos de bitácora, como por ejemplo { docx pdf jpg ... }. Estas extensiones determinan el programa que se requiere para abrir el archivo. En la sección del profesor están los datos de cada docente, los que son independiente de qué cursos imparte y, por eso, no requieren de la sigla del curso impartido. Cuando un renglón en el archivo de configuración contiene ';' el programa ignora todo el resto del renglón, pues esa es la marca que sirve para comenzar un comentario.

; 00-bt0pp.cfg
; ============

; PREFIJO: YYYY.p.SIGLA..grp ; <== INDIQUE AQUI AÑO Y PERIODO
pre =      2012.1.pg1234.g12 ;     Otro: sj.12.1.CI-1101.g003

; EXTENSION
ext = txt pdf doc docx odt htm html url
ext = xls ods jpg png gif ppt odp

; PALABRAS equivalentes: la primera es la que queda
equiv = curriculum  | vitae curri
equiv = horario     | hora
equiv = declaracion | declar
equiv = contacto    | dato contac contact
equiv = foto        | photo
equiv = carta       | descr
equiv = asistencia  | asist
equiv = nota        | notas lista
equiv = opinion     | opin
equiv = temario     | tema
equiv = quiz        | quices
equiv = tarea       | tpg hmw homework
equiv = examen      | final exam eval
equiv = proyecto    | prj pry project
equiv = mejor       | best
equiv = peor        | worst

; PROFESOR: uno de cada uno por profesor
prof = curriculum horario declaracion contacto foto

; GRUPO: uno de cada uno para el grupo
gruniq = carta firma asistencia nota evaluacion temario quiz

; VARIOS por grupo
grmult = tarea proyecto

; VARIOS por grupo, con anidamiento
grnest = examen (enunciado mejor peor)

; EOF 00-bt0pp.cfg

El caracter ';' marca la posición en que comienza un comentario y sirve para decorar el archivo de configuración; bt0pp.exe ignora todo lo que aparece después de ';' hasta el fin del renglón. Los renglones blancos se pueden usar también.

El renglón marcado "pre" se usa para definir la sede, le periodo o ciclo lectivo y el año. Además, en el renglón "pre" también se define la cantidad de letras que se deben usar para el curso y el grupo. Por ejemplo, la hilera "2012.1.pg1234.g12" indica que no hay sede, que el año es 2012 y que el periodo o ciclo es 1. Además, la sigla del curso tiene 2 letras ("pg") y 4 dígitos ("1234"): las siglas "ci1101" y "jt000" calzan con el patrón definido por "pg1234". En este caso, como se ha especificacado la hilera "g12" el programa bt0pp.exe usará 2 dígitos para el número de grupo ("g12"). Por eso, con este patrón, si hay un archivo cuyo nombre es "ci01.g3", el programa corregirá el nombre para que quede "ci0001.g03" (con 4 dígitos para la sigla y 2 para el número de grupo). Si hace falta usar una sede, la hilera del renglón "pre" puede ser similar a "sj.12.1.CI-1101.g003" que indica que la sede es "sj". Es importante destacar que bt0pp.exe solo puede tomar los valores de estos 3 datos del archivo de configuración (sede, año y periodo).

La sección marcada "ext" sirve para declarar cuáles son las extensiones válidas para lo nombres de archivos. Esta información no es utilizada por bt0pp.exe.

La sección marcada "equiv" permite estanadarizar las palabras usada en en los nombres de archivo. Antes de la barrita s '|' se pone el nombre estándar, y a su derecha los sinónimos. Por ejemplo debido a que el nombre estándar para las palabras { "tpg" "hmw" "homework" } es "tarea", para el nombre de archivo "ci-101.g3.hmw-4.doc" el programa bt0pp.exe produciría "2012.1.ci0101.g03.tarea-04.doc" pues existe un renglón marcada con "equiv" que define que "tarea" es el nombre estándar.

La sección marcada "prof" indica cuáles son archivos de profesor, los que son independientes de los de cursos. A estos nombres de archivo bt0pp.exe no les ponde sigla, pero sí el prefijo sede.año.periodo, de manera que un archivo que tenga por nombre "talia..fuentes.photo.jpg" tendría un nombre corregido "2012.1.talia..fuentes.foto.jpg" (pues "foto" es el nombre "equiv" de "photo" en el archivo de configuración). En muchas ocasiones las mayúsculas, tildes y eñes dificultan procesar archivos por lo que bt0pp.exe siempre produce nombres sin ese tipo de letras acentuadas; por ejemplo, "2012.1.maria..guena.foto.jpg" sería el nombre corregido de "María..güeÑa.PHOTO.JPG"

La llave "gruno" sirve para definir cuáles archivos deben aparecer solo una vez por grupo. En este ejemplo, para cada grupo en la bitácora deben aparecer 5 archivos cuyos nombres contengan las palabras mencionadas en la parte derecha de la llave "gruno".

La llave "grmult" sirve para definir archivos que deben aparecer varias veces, como ocurre con las tareas, las que deben distinguirse una de otra usando un número consecutivo, como ocurre con "tarea-01", "tarea-03" y "tarea-03". La llave "grnest" se usa en aquellos casos en que se necesitan varios archivos pero que, además, tienen a su vez divisiones, como ocurre con los exámenes: "examen-01.enunciado", "examen-01.mejor", "examen-01.peor" ... "examen-03.enunciado", "examen-03.mejor", "examen-03.peor". Para estos nombres se usan paréntesis para definir cuáles son los nombres anidados.

La forma de abrir la pantalla negra es pulsar [Inicio]→[Accesorios]→[Símbolo del sistema] y luego ahí ejecutar el programa bt0pp.exe en la pantalla de comandos, de forma similar a la siguiente.

X:\DIR\SubDir> cd /d F:\Bitacora\2012\1

F:\Bitacora\2012\1> cd picapiedra

F:\Bitacora\2012\1\picapiedra> bt0pp
bt0pp: Lectura de configuracion bt0pp.cfg
     - NO existe archivo de configuracion bt0pp.cfg
bt0pp: Fin de ejecucion

F:\Bitacora\2012\1\picapiedra> copy ..\bt0pp.cfg .

F:\Bitacora\2012\1\picapiedra> bt0pp sj.2012.1.ci0202
bt0pp: Lectura de configuracion bt0pp.cfg
     - sj.2012.1.ci0202 <==> Prefijo
     - CON sede = "sj"
     - Generando bt0pp_error.txt
     - Generando bt0pp_rename.bat
bt0pp: Fin de ejecucion

F:\Bitacora\2012\1\picapiedra> cd ..\..\..
F:\Bitacora>

Ocurre con frecuencia que los profesores, al entregar su bitácora electrónica, no respeten la nomenclatura para darle nombre a cada archivo. Más bien, lo usual es que entreguen una carpeta comprimida tipo “.ZIP” con sus datos personales y otras tantas para cada uno de los cursos que imparten. En esta situación se hace necesario cambiarle el nombre a cada uno de los archivos, lo que requiere de mucho tiempo si se hace manualmente. Por eso, como parámetro opcional, bt0pp.exe puede recibir una hilera que muestra cuál es el prefijo común a todos los nombres de archivo de una carpeta. Por ejemplo, la hilera "sj.2012.1.ci0202.g04.pedro..picapiedra" hace el archivo de ajustes de nombre que bt0pp_rename.bat agregue ese prefijo al nombre de cada archivos en aquellas ocasiones que haga falta, y también que ajuste a la cantidad de dígitos que tiene la sigla y el grupo, de manera que produciría algo similar a los siguiente:

renane
   "2012.1.ci10.g04.pedro..picapiedra.01-descripcion.htm"
   "sj.2012.1.ci0010.g04.pedro..picapiedra.01-descripcion.htm"
rename
   "2012.1.ci1101.g4.pedro..picapiedra.examen-1.6-mejor.pdf"
   "sj.2012.1.ci1101.g04.pedro..picapiedra.examen-1.6-mejor.pdf"
rename
    "curriculum.xls"
    sj.2012.1.ci0202.g04.pedro..picapiedra.curriculum.xls"
rename
    "descripcion.odt"
    sj.2012.1.ci0202.g04.pedro..picapiedra.descripcion.odt"
rename
    "horario.odt"
    sj.2012.1.ci0202.g04.pedro..picapiedra.horario.odt"
rename
    "notas.odt"
    sj.2012.1.ci0202.g04.pedro..picapiedra.notas.odt"

Aunque el trabajo que realiza el programa bt0pp.exe solo sirve para detectar omisiones y errores en los archivos de bitácora, la estructura del archivo de configuración bt0pp.cfg es suficientemente simple como para que cualquier personal la comprenda rápidamente, pero es suficientemente expresiva para almacenar una bitácora de una escuela bastante grande. La cantidad de archivos por periodo es de unos cuantos miles, aunque escuelas muy grandes podrán llegar a tener más de 10,000 archivos por periodo, los que requieren una cantidad equivalente de megabytes para ser almacenados. Esto quiere decir que es posible almacenar la bitácora académica para un periodo lectivo en una llave maya de 8 gigabytes, por lo mantener los datos de los últimos 5 años tomará alrededor de 100 gigas, que es un tamaño muy modesto pues un disco de 1 terabyte cuesta US $100 o menos: eso es poco dinero, en relación al volumen de datos. Sin embargo, puede resultar adecuado separar los datos de periodos diferentes en carpetas diferentes, para no tener que manejar una carpeta con cientos de miles de archivos.

Estos programas, junto con su código fuente y documentación, están disponibles aquí:
→ http://www.di-mare.com/adolfo/p/src/bt0pp.zip

Uso de la cámara o el escáner

Una forma rápida de digitalizar documentos es tomarles una foto. Si en la bitácora académica es necesario almacenar copia del mejor examen de los alumnos, tomarles una foto es la solución más simple y directa pues las cámaras digitales ya son parte de la parafernalia usada por los docentes universitarios. La alternativa es utilizar un escáner, que toma más tiempo, pues hay que acomodar cada página para digitalizarla. El problema de usar una cámara es que algunas fotos no quedan suficientemente claras, por lo que conviene tomar cada foto dos o tres veces para dejar en la bitácora la que quede mejor, utilizando cada vez un ángulo levemente diferente. Aunque lo ideal es usar un caballete para cada foto, en la práctica funciona bien poner las hojas en el suelo y tomar las tres fotos forzando el uso del flash de la cámara digital.

Es posible contratar una solución propietaria “cero papeles” de algún proveedor de reconocido prestigio (Xerox 2012), (Top20 2012): para una institución muy grande puede ser más barato utilizar a un proveedor externo para avanzar en la reducción del uso del papel, pero para muchas empresas pequeñas es ideal utilizar una solución simple, de más bajo costo, que consiste en adquirir los aparatos (“gadgets”) requeridos para lograr un ambiente libre de papeles (Shead 2010a); en este último caso, siempre es prudente y necesario tomar en cuenta las limitaciones de una solución que no cuente con el apoyo de una firma que se encargue de administrar el proceso de remoción de papeles (Shead 2010b).

Para digitalizar la bitácora académica, a primera vista puede parecer suficiente tomar una foto o escanear los documentos, pero en la práctica también es necesario convertir esas imágenes en texto que pueda luego ser indexado mediante un motor de búsqueda para lo que se requiere usar un programa de reconocimiento de letras (OCR: Optical character recognition). Aunque existen muchas opciones para el OCR, aún de uso libre y gratituito disponibles en la red como por ejemplo [ onlineocr.net ] o [ free-ocr.com ], en la práctica este proceso puede ser muy oneroso, pues con frecuencia la digitalización de texto tomada de imágenes incluye errores que son tediosos de remover (Baird 2004). Es ideal que los documentos queden almacenados en un formato moderno que pueda ser desplegado tanto en pantallas de computador como en otro tipo de dispositivos, como tabletas o teléfonos celulares, pero esto requiere del uso de un formato avanzado de hipertexto, preferiblemente basado en HTML, como lo es ePUB (EPUB 2012) aunque en muchos casos basta usar el formato PDF que es indexado apropiadamente por muchos motores de búsqueda.

Una lista corta de los aparatos requeridos para crear una solución libre de papeles es la siguiente (Shead 2010a):

• Escáner/OCR
• Desfibradora (detructor de papel o Shredder)
• Dispositivos portátiles de lectura
• Almacenamiento se disco duro seguro
• Sistema de administración de documentos
• Sistema seguro de respaldo
• Monitor de alta resolución
• Solución de firma digital

Los 3 primeros son equipos de costo moderado y los siguientes son programas de computación que existen para todas las plataformas (los discos duros de respaldo son necesarios para cualquier aplicación). Al buscar en la red "document management SourceForge" se obtiene una lista de al menos 5 programas de uso libre que sirve para administración avanzada de documentos, todos disponibles en sitio de reconocido prestigio [ SourceForge.org ].

Al manipular fotos de documentos muchas veces conviene empacarlas en un archivo de formato PDF que las contenga todas (la alternativa es meterlas dentro de una carpeta). Algunos programas convertidores a PDF funcionan como una impresora [ doPDF.com ], [ BullZip.com ], etc.): esos son los que se pueden usar para guardar varias fotos en un solo archivo de formato PDF, el que luego puede ser manipulado como una sola unidad. En algunos casos hace falta voltear el formato de impresión, de presentación vertical a horizontal (“portrait vs landscape”), pero en general es muy sencillo empacar varias fotos en un solo contenedor PDF. En algunas ocasiones es necesario empacar un grupo de imágenes en un archivo ZIP con el fin de que sea muy sencillo extraer cualquiera de las imágenes, pero en ese caso es necesario contar con alguna herramienta adicional que permita ojear con comodidad cada una de las imágenes.

En el caso de una bitácora académica, que está formada por muchos documentos que tienen más que todo carácter histórico, no es necesario adoptar soluciones digitales muy sofisticadas, lo que facilita mucho el almacenamiento de los archivos de la bitácora. Por ejemplo, aún cuando todos los documentos se almacenen en formato PDF, debido a que se usa un nomenclatura para los archivos simple y coherente, es relativamente fácil localizar cualquier documento relevante sin necesidad de utilizar programas sofisticados de indexación de contenido (esto es similar a lo que ocurre en un taller italiano de mecánica: como todas las herramientas siempre están en su sitio, es muy fácil localizarlas cuando se las necesita).

Como el contenido de una bitácora académica está bien definido, también es viable crear herramienta que verifiquen que todo el contenido requerido ha quedado almacenado. Por ejemplo, si un profesor incluye el registro de “asistencia” en el archivo de “notas”, un programa simple que lea los nombres de los archivos puede detectar que para es curso falta el registro de asistencia: al consultarle al profesor, posiblemente la acción a tomar sea de la copiar el archivo de notas poniéndole el nombre “asistencia”. Debido a que la bitácora se construye al final de cada periodo lectivo, este tipo de herramienta puede ser muy útil para detectar deficiencias en el reporte de cada profesor.

Conclusiones

Además de de evitar una enorme tala de árboles, la gestión electrónica de documentos tiene muchas ventajas, pues la información queda accesible desde cualquier localización en donde se cuente con un dispositivo de acceso adecuado como lo puede ser un computador o un lector personal de documentos electrónicos. Debido a que la bitácora académica para acreditación curricular se puede ir construyendo paulatinamente y está formada de documentos que tienen un carácter más que todo histórico, es natural usar un repositorio digital para mantenerla. Además, en pocas ocasiones es necesario aplicar el proceso OCR a los documentos digitalizados, pues generalmente cada profesor tiene la versión original en del documento que hay que guardar en la bitácora. También se puede usar algún motor de búsqueda de texto, por ejemplo alguno de los evaluados en (Singh 2009), para bucear entre todos los documentos que forman la bitácora.Talvez la única desventaja que pueda tener esta estrategia es que, al mantener todo el acervo de una academia en un disco duro, también es más sencillo que un tercero mal intencionado lo tome y lo use con fines inapropiados, por lo que es no solo saludable sino también necesario resguardar los respaldos con un sistema de que garantice la seguridad de la información.

Para implantar la solución aquí descrita no hace falta esperar: basta adoptar la nomenclatura de archivos propuesta para contar con la bitácora académica en formato electrónico.

Un ejercicio que se puede hacer es almacenar los nombres de los archivos de la bitácora en una base de datos para usar el SQL como lenguaje de interrogación. También es posible crear una herramienta que se encargue de administrar todos los archivos, lo que también garantiza que haya gran coherencia en toda la estructura. Aunque esas aventuras computacionales son interesantes, basta usar en archivos digitales cuyos nombres siguen son asignados usando esquema de nomenclatura aquí propuesto para obtener un repositorio digital adecuado, debidamente ordenado, el que luego puede ser indexado apropiadamente por un motor de búsqueda de texto.

Agradecimientos

Las ideas expuestas en este trabajo nacen de la necesidad de contar con un mecanismo para lograr la acreditación del la carrera de computación de la Universidad de Costa Rica. El esquema de nomenclatura surge de forma natural porque siempre es necesario organizar las canciones MP3 en el disco duro, que por tradición sigue el formato álbum-pista-autor-título. Sin embargo, es gracias al trabajo de programación desarrollado por los alumnos del curso Programación II [2012.2] que fue posible contar con la herramienta bt0pp.exe, la que a su vez se apoya en el programa bt2pa.exe que alumnos de una versión previa [2010.1] del mismo curso desarrollaron (DiMare 2012). Tanto el Programa de Posgrado en Computación e Informática, como la Escuela de Ciencias de la Computación e Informática y la Universidad de Costa Rica aportaron fondos para realizar esta investigación.

Referencias

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      https://www.ucd.ie/t4cms/festschrift.pdf#page=79

(Baird 2004)

Baird, H.S.: “Difficult and urgent open problems in document image analysis for libraries”, Proceedings First International Workshop on Document Image Analysis for Libraries, 2004."
      http://www.parc.com/content/attachments/difficult_urgent_open_5287_parc.pdf

(Cochrane 2012)

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      http://www.techrepublic.com/forum/discussions/102-390223

(DiMare 2012)

DiMare, Adolfo: “CI-1201 Programación II”, Escuela de Ciencias de la Computación en Informática, UCR 2012.
      http://www.di-mare.como/adolfo/cursos/2010-1/ci-1201.htm
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      http://www.laccei.org/LACCEI2012-Panama/RefereedPapers/RP172.pdf

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Sellen, Abigail J. & O'Hara, Kenton: “A Comparison of Reading Paper and On-Line Documents”, the MIT press, 1997.
      http://pdf.ebooks6.com/A-Comparison-of-Reading-Paper-and-On-Line-Documents-download-w10998.pdf

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      http://zooie.wordpress.com/2009/07/06/

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(ZTree 2011)

ZedTek, Inc.: “ZTree - Powerful File Management, as easy as X..Y..”, 2011.
      http://ZTree.com/

Indice

[-]	Resumen
[1]	Alternativas de organización de archivos y carpetas
[2]	Herramientas de administración de la bitácora
[3]	Uso de la cámara o el escáner
[-]	Conclusiones
[-]	Agradecimientos
	Bibliografía
	Indice
	Acerca del autor
	Acerca de este documento
	Principio Indice Final

Acerca del autor

Adolfo Di Mare <adolfo@di-mare.com>

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